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xtelsio CTI Client im Einsatz mit ACT!
ACT! ist eine CRM-Anwendung amerikanischen Ursprungs, die inzwischen von Sage übernommen wurde. Siehe: www.act.com Hinweise: Die speziellen Funktionen für ACT! sind nur in der Professional-Version enthalten. Die Unterstützung für ACT! 7 ist noch in der Beta-Phase.
Verknüpfung der ACT!-Kontakte
Die Verknüpfung der ACT!-Kontakte erfolgt über: [Datei > Neue Ordner-Verknüpfung... > ODBC, Outlook, Textdateien...] Wählen Sie im Dialog "Typ der Datenquelle" den Eintrag [ACT!]. Im Dialog "Name und Inhalt" können Sie ggf. den vorgeschlagenen Ordner-Name und den Inhalts-Typ ändern. Im Dialog "Datenquelle" wählen Sie die zu verknüpfende ACT!-Datenbank aus. Mit der Option "Rufnummern ohne eigene Landesvorwahl anzeigen" werden z.B. nationale Rufnummern ohne "+49" im CTI Client angezeigt. Im Dialog "Spaltenauswahl" können Sie zusätzliche Spalten auswählen oder nicht benötigte abwählen. Die Voreinstellung können Sie erst einmal beibehalten (Änderungen sind hier auch später noch möglich.). Die Dialoge "Eigenschaften der Eingabefelder" und "Cache" sollten Sie im ersten Schritt ebenfalls unverändert übernehmen. Mit [Fertigstellen] ist die Dialogführung abzuschließen. => Die ACT!-Kontakte sind jetzt in der Ordnerstruktur sichtbar.
Änderung der gebundenen Spalten/Felder: In der Grundeinstellung werden die Felder mit Informationen zum Name und Anschrift, Telefon, EMail, Homepage verknüpft. Um die gebundenen Spalten zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen [Eigenschaften (Ordner)]. Im Reiter "Spaltenauswahl" können Sie nun zusätzliche Spalten binden oder nicht benötigte Spalten abwählen. Über den Reiter "Eigenschaften der Eingabefelder" ist für die neu ausgewählten Felder der Inhalts-Typ und die Kategorie anzugeben. Weitere Infos...
Datenmaske individuell anpassen: Selektieren Sie dazu einen Datensatz im verknüpften ACT!-Ordner und öffnen die zugehörige Datenmaske per F2-Taste oder Kontextmenu. Über den rechten Tool-Button können Sie die Eingabemaske in den Editor-Modus schalten und die Felder nach den eigenen Erfordernissen anordnen. Aktualisierung geänderter Datensätze (Synchronisation): Wenn in ACT! Datensätze bearbeitet, neu hinzugefügt oder gelöscht werden, sind diese Änderungen aufgrund des Daten-Caches nicht sofort im xtelsio CTI Client sichtbar. Um die Änderungen sichtbar zu machen, werden folgende Synchronisations-Varianten unterstützt: manuelle Synchronisation des gesamten Ordners: Markieren Sie dazu den Ordner und drücken Sie die Funktionstaste F5. Es werden dann alle geänderten Datensätze neu eingelesen. Wenn Sie innerhalb von 5 Sekunden nochmals F5 drücken, wird der Ordner komplett neu eingelesen. manuelle Synchronisation eines Datensatzes: Wenn Sie in der Ordnerstruktur auf einem Datensatz stehen und die F5-Taste betätigen, wird dieser Datensatz neu eingelesen. Ein Datensatz wird ebenfalls immer neu eingelesen, wenn er in der Datenmaske geöffnet wird. Automatische Synchronisation des gesamten Ordners: In der Grundeinstellung werden verknüpfte Ordner einmal pro Woche synchronisiert. Das Synchronisationsintervall kann über [Ordner > Eigenschaften > Cache] individuell angepasst werden.
Tipp: Kontakt direkt in ACT! öffnen: Ein Klick mit der rechten Maustaste auf den Button öffnet den Kontakt für weitere Aktionen direkt in ACT!. Die gleiche Funktion ist auch über das Kontext-Menu des Datensatzes verfügbar.
Wählen aus ACT! heraus
Für die Wahl von Rufnummern gibt es drei Varianten: Wahl per Hotkey Wahl per mittlerer Maustaste (am Beispiel von Outlook) Wahl über den "Anrufen"-Button von ACT!: Konfigurieren Sie als erstes die Wähl-Einstellungen von ACT! über: [Bearbeiten > Einstellungen > Wahlhilfe > Wahlhilfe verwenden] Selektieren Sie in der Auswahlbox "Modem oder Leitung" den "CTI Client TAPI-Connector". Über [Standort > Eigenschaften...] sind die eigenen Standort-Einstellungen festzulegen. Das Auswahlfeld "Kontakt anhand der Anschlusskennung suchen" sollte kein Häkchen enthalten. Wie eingehende Anrufe zu behandeln sind, ist weiter unten beschrieben. Wenn Sie jetzt auf den "Anrufen"-Button von ACT! klicken, öffnet sich der Wahlhilfe-Dialog. Ein Doppelklick auf die gewünschte Rufnummer leitet dann den Verbindungsaufbau ein.
Eingehende Anrufe anzeigen / Datensatz in ACT! öffnen
Kommende Rufe werden über das Telefon-Popup-Fenster angezeigt. Ein Klick mit der linken Maustaste auf den Button öffnet die Kontakt-Datenmaske des xtelsio CTI Client. Über eine Ordner-Option lässt sich die Datenmaske auch automatisch bei einem eingehenden Anruf öffnen: [Kontextmenu des Ordners > Eigenschaften (Ordner) > Eigenschaften] Ein Klick mit der rechten Maustaste auf den Button öffnet den Kontakt für weitere Aktionen direkt in ACT!.
Eingehende Anrufe in ACT! protokollieren
Der CTI Client bietet die Möglichkeit, mit Gesprächsende eines Anrufs automatisch den Protokoll-Dialog von ACT! zu öffnen und ggf. die Rufnummer des Anrufers unter Details einzutragen. Die Option ist zu aktivieren über: [Kontextmenu des Ordners > Eigenschaften (Ordner) > Datenquelle] Die Fernsteuerung von ACT! erfolgt über die Script-Datei "actProtScript.ini". Diese liegt im Arbeitsverzeichnis im Unterordner "cfg\".
ACT! ist eine eingetragene Marke in den USA und anderen Ländern. Alle Eigentumsrechte liegen bei Interact Commerce Corporation, ein Unternehmen von Best Software, Scottsdale, AZ, USA.